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Aktenschränke

Wer im Büro oder im Homeoffice mit großen Mengen an Papier arbeiten muss, braucht geeignete Aufbewahrungsmöbel. Der Aktenschrank ist ein Klassiker mit hoher Funktionalität. Was zeichnet ihn genau aus, welche Vorteile hat er und worauf kommt es beim Kauf an? Unser Ratgeber sagt es Ihnen. Mehr erfahren

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Perfekt für Ordner: der Aktenschrank

1) Was ist ein Aktenschrank?
2) Warum sollte ich einen Aktenschrank verwenden?
3) 3 Vorteile eines Aktenschranks im Büro
4) Wichtige Kaufkriterien für Aktenschränke
5) Häufige Fragen zu Aktenschränke
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Was ist ein Aktenschrank?

Aktenschränke sind Büroschränke, die speziell auf die Aufbewahrung von Akten zugeschnitten sind. „Zugeschnitten“ ist dabei im wahrsten Sinn des Wortes zu verstehen: Die Besonderheit besteht vor allem in den Maßen.

Die Tiefe sowie die Höhe der Fächer harmonieren optimal mit Aktenordnern im Standardformat. Diese sind 31,8 cm hoch und 28,5 cm tief.

Warum sollte ich einen Aktenschrank verwenden?

Aktenschränke sind die idealen Möbel, wenn Sie eine größere Menge an Ordnern aufbewahren müssen. Zwar lassen sich diese auch in „normalen“ Schränken unterbringen. Dabei verschenken Sie aber möglicherweise unnötig Platz, weil die Ordnerreihen die Fächer nicht optimal ausfüllen. Außerdem sind Aktenschränke oft abschließbar – eine Funktion, die bei herkömmlichen Modellen seltener zu finden ist.

3 Vorteile eines Aktenschranks im Büro

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Es gibt gute Gründe, einen Aktenschrank im Büro zu verwenden:
  • Optimale Nutzung des Raums: Höhe und Tiefe der Fächer sind auf Aktenordner abgestimmt. Es geht keine Stellfläche verloren, weil der Schrank beispielsweise tiefer ist als erforderlich.
  • Schutz wichtiger Unterlagen: Viele Aktenschränke sind abschließbar. Sie bieten einen Schutz vor neugierigen Besuchern und nicht berechtigten Mitarbeitern. Manche Modelle stellen eine erweiterte Schutzfunktion bereit – dazu weiter unten mehr.
  • Professionelle Arbeitsatmosphäre: Herumliegende Aktenordner lenken von der Arbeit am Schreibtisch ab und hemmen die Produktivität. Zudem machen sie keinen guten Eindruck, wenn Kunden vorbeischauen.
Zu guter Letzt gibt es in Bezug auf die Sicherheit noch einen rechtlichen Aspekt zu beachten: Personenbezogene Daten sollten aus Gründen des Datenschutzes immer verschlossen aufbewahrt werden. Das gilt übrigens auch im Homeoffice.

Wichtige Kaufkriterien für Aktenschränke

Wie finden Sie den passenden Aktenschrank? Indem Sie sich auf die drei wesentlichen Aspekte konzentrieren: Material, Platzbedarf (und erforderlichen Stauraum) sowie eventuelle Sicherheitsfunktionen.

Material und Bauweise des Schranks

Die meisten Aktenschränke bestehen aus Holzwerkstoffen, die mit Lack, Folie, Holzdekor oder Echtholzfurnier überzogen sind. Sie sind für normale Zwecke ausreichend stabil und in vielfältigen Designs verfügbar. Für Holzfans gibt es Exemplare aus Massivholz oder in teilmassiver Ausführung – diese stellen aber eher eine Ausnahme dar.

Ist eine besonders hohe Stabilität gefragt? Dann sind Aktenschränke aus Stahl zu empfehlen. Ein typischer Einsatzbereich sind Archive mit vielen schweren Ordnern. Modelle mit einem starken Diebstahlschutz sind ebenfalls meist aus Stahl gefertigt.

Abmessungen und Platzbedarf

Bei der Größe des Aktenschranks sind zwei Aspekte wichtig: Wie viel Platz ist im Büro – und wie viel Stauraum benötigen Sie für Ihre Ordner?

Die reine Stellfläche finden Sie in den Produktbeschreibungen. Sie müssen darüber hinaus noch den Platzbedarf für die aufschwingenden Türen einkalkulieren. Zudem sollte bei offenen Türen ausreichend Platz bleiben, um am Schrank vorbeizugehen.

Sie wollen den verfügbaren Stauraum berechnen? Wie das geht, verraten wir Ihnen weiter unten im Abschnitt: „Wie viele Ordner passen in einen Aktenschrank?“

Sicherheit: abschließbar und feuerfest

Bewahren Sie wichtige Unterlagen im Büro oder Homeoffice auf, ist ein Schloss als Schutz vor neugierigen Blicken zu empfehlen. Dazu zählen bereits Kontoauszüge oder Steuerbescheide.

Aber Achtung: Herkömmliche Aktenschränke schützen nicht vor Dieben, die zielgerichtet mit Werkzeug anrücken. Ausreichend Sicherheit gewährleisten in diesem Fall nur Stahlschränke mit Schlüssel- oder Zahlenschlössern. Wie Tresore sind hochwertige Modelle in genormte Sicherheitsstufen eingeteilt. Welche die richtige ist, hängt vom Einzelfall ab. Hier kommen die rechtlichen Vorschriften sowie die gewünschte Versicherungssumme ins Spiel.

Aktenschränke mit Sicherheitsstufe bieten außerdem einen Feuerschutz – wie stark dieser ausfällt, hängt wiederum von der jeweiligen Stufe ab.

Häufige Fragen zu Aktenschränken

Sie haben noch Fragen? Hier finden Sie weitere Antworten zum Thema Aktenschränke.

Wie viele Ordner passen in einen Aktenschrank?

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Ein normal breiter Standard-Aktenordner hat eine Breite von 8 cm. Sie müssen lediglich die Gesamtbreite der Stellfläche im Schrank durch die Ordnerbreite teilen, um das Fassungsvermögen zu erhalten. Die Stellfläche im Schrank ermitteln Sie, indem Sie die Anzahl mit der Breite der Fächer multiplizieren. Sind nur die Außenmaße des Schranks angegeben, ziehen Sie 5 cm für die ungefähre Dicke der Seitenwangen ab.

Beispiel: Der Aktenschrank ist 78 cm breit und hat fünf Fächer. Dann ergibt sich eine Stellfläche von 5 x (78 cm – 5 cm) = 365 cm. Geteilt durch eine Ordnerbreite von 8 cm ergibt das eine Stellfläche für rund 45 Ordner.

Tipp: Runden Sie zur Sicherheit immer ab und kalkulieren Sie noch ein paar Ordner Toleranz ein. Das gibt Spielraum für übervolle Aktenordner und prinzipbedingte Ungenauigkeiten bei dieser Art der Berechnung.

Wie tief muss ein Aktenschrank sein?

Die notwendige Tiefe von Aktenschränken wird durch die Tiefe der Aktenordner vorgegeben. Diese beträgt 28,5 cm. Die Fächer sind jedoch etwas tiefer, außerdem kommen Rückwand und Tür hinzu. Die genaue Gesamttiefe ist deshalb vom Modell abhängig. Typische Maße sind beispielsweise eine Fachtiefe von 33 cm und eine Gesamttiefe des Möbels von 37 cm.

Wie breit ist ein Aktenschrank?

Die Mehrzahl der Aktenschränke ist zwischen 70 und 90 Zentimeter breit. Insgesamt erstreckt sich das Spektrum etwa von 40 bis 120 cm – sehr schmale und breite Ausführungen sind aber seltener.

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